O tym jak posprzątałam głównego maila i co mi to dało

Masz za dużo maili i nie możesz ich ogarnąć? Doskonale to rozumiem - sama miałam tak samo

Wyzerowany mail (czyli taki, żeby naprawdę nic na nim nie było) był na mojej liście rzeczy do zrobienia od lat. Wpisywałam sobie go do zrobienia przed wakacjami, w trakcie wakacji, przed świętami, do końca roku, do końca stycznia, na dany rok...

Każde takie wpisanie miało pewien sens - przez pewien czas trochę sprzątałam, czytałam, pobierałam załączniki, kasowałam... a potem jednego dnia tego nie robiłam i to był początek kolejnej dłuższej przerwy.

Co mi dało wyzerowanie skrzynki?

Niesamowitą radość, naprawdę świetne uczucie. Nie chodzi tylko o to, że mail jest pusty, choć samo w sobie jest to super, ale też o to, że już nie muszę tego robić i że mogę to skreślić z mojej głównej listy rzeczy do zrobienia. 

Wczoraj po wyczyszczeniu maila odświeżyłam go ze dwadzieścia razy, tak się cieszyłam. Jak dziecko z wymarzonego prezentu. Tak, jak po zdaniu trudnego egzaminu, jak po skończeniu studiów. 

Dwa adresy mailowe

Kiedyś miałam adres mailowy na tlenie, na ostatnich studiach przeniosłam się na gmail. Te dwa adresy służą mi do wstępnej selekcji maili. 

Na stary adres zakładam wszystkie konta w sklepach internetowych, przychodzą tam też newslettery, rzeczy po zapisach na webinary... Nazywam go "śmieciowy mail". To nie znaczy, że go nie sprzątam. Sprzątam, i owszem, ale wiem, że mogę tego nie robić.

Główny adres mailowy służy(ł) mi do spraw związanych z uczelnią, konferencjami, pracą... Były tam istotne dla mnie rzeczy. Przychodzą tu też np. powiadomienia z biblioteki.

Taki system naprawdę mi się sprawdza i go polecam. Nie chciałabym przekopywać się przez maile o kosmetykach czy ciuchach co rano, siadając do pracy. 

Jeden dzień porządków

O ile regularność ma sens, szczególnie w przypadku utrzymywania porządku na mailu, o tyle siadanie do codziennego przeglądania staroci na mailu było dla mnie męczące. Dlatego postanowiłam wyzerować mail przez jedno posiedzenie. A 1500 obserwujących na Instagramie było świetną motywacją i okazją (jeszcze raz Wszystkim dziękuję!). 657 maili (a tak naprawdę wątków, niektórych po kilkadziesiąt maili) kasowałam przez około 12 godzin. Nie jest to jakoś superszybko, ale to były te najtrudniejsze maile, ta ostatnia kupka, która zostaje na koniec sprzątania...

Ostateczne wyzerowanie maila zajęło mi jeden dzień, głównie dzięki temu, że ilość była możliwa do ogarnięcia. Dodatkowo dobrałam dobrą muzykę do sprzątania - piosenki naprawdę mi pomagały. Nie zaszkodziło też lekkie przeziębienie - podejrzewam, że gdybym lepiej się czuła, to mogłabym się znudzić w trakcie, a tak mój poziom koncentracji był idealny do takiej czynności. 

Co robiłam wcześniej?

Tak jak już wspomniałam, zrywy sprzątania maila już mi się zdarzały. Powyrzucałam kartki czy pliki, gdzie zapisywałam, ile jeszcze maili zostało, ale wydaje mi się, że w wakacje miałam ok 4000, a rok temu prawie 8000, więc ten proces trwał już od dłuższego czasu. Sposoby, które stosowałam przez ten czas, zebrałam w kolejnym akapicie.

Jak zaczęłam i jak sprzątałam - garść rad dla adresu gmail - widok komputerowy

• Lubię oceniać sensowność maili danego typu - dotyczy to głównie newsletterów.  Zdarza się, że firmy wysyłają różne typy maili z różnych adresów. W gmailu otwieram jeden taki mail i klikam na trzy kropki z prawej strony ekranu ("Więcej") - korzystam z funkcji "Filtruj wiadomości tego typu". Oceniam wiadomości pod kątem tego, czy mnie cieszą, interesują, czy je otwieram regularnie, jak dużo przychodzi ich w tygodniu. Jeśli generalna ocena jest negatywna - anuluję subskrypcję lub zmieniam jej ustawienia. 
• Wyłączam powiadomienia z różnych Social Media - przeszkadzają mi. Jeśli chcę wiedzieć, że ktoś coś dodał, to to sprawdzę, nie potrzebuję dodatkowych maili na ten temat.
• Korzystam z użytecznych funkcji gmail - najlepiej przy sprzątaniu sprawdza się "Automatyczne przechodzenie:   Po zarchiwizowaniu wątku, usunięciu go, zignorowaniu itp.:
      Przejdź do następnego (nowszego) wątku
      Przejdź do poprzedniego (starszego) wątku"
  tę funkcję można znaleźć w "Ustawieniach" -> "Ogólne".
  Zachęcam Cię do zapoznania się z dostępnymi funkcjami i znalezienia takich, które Ci odpowiadają
• Lubię też widok "Wszystkie" - można go znaleźć w panelu z lewej strony - wyświetla wszystkie maile, również zarchiwizowane (tylko spamu nie) - taki pełny ogląd (i prawdziwa liczba maili) najbardziej mi odpowiada
• Kasuję w miarę regularnie oferty "tylko w ten weekend", "tylko przez 24 godziny" - raczej są na śmieciowym mailu, ale na głównym też mi się takie rzeczy zdarzają.

 

A co z ważnymi rzeczami?

• Załączniki pobieram i zapisuję, jeśli są nazwane niejasno, to od razu poprawiam im nazwę. 
• Część maili zapisałam w pliku tekstowym, tak żebym mogła do nich wracać. 
• Jeśli nie masz ochoty na takie zabawy - skorzystaj z funkcji archiwizowania maili - nie będą widoczne w skrzynce odbiorczej, a zobaczysz je dopiero po wybraniu "Wszystkie"

Na koniec - pierwszy krok

Bardzo zachęcam Cię do posprzątania maila. Naprawdę warto to zrobić. A jeśli nie masz czasu, ochoty robić tego teraz w zupełności to rozumiem. Jeśli jednak przeszkadza Ci nadmiar na skrzynce, spróbuj zacząć od małych kroków - odsubskrybowania jednego newslettera, którego nie czytasz, pobrania jednej faktury do folderu, skasowania oferty "ważnej przez 24h" sprzed roku... Powodzenia!